Bien préparer sa période de relance commerciale
La relance commerciale est une des tâches des services administratifs ou de comptabilité dans les PME. L’objectif : contacter un client en retard de paiement pour comprendre ses raisons et l’inciter à payer sa créance afin de sécuriser la trésorerie.
Afin de vous préparer au mieux à cette relance, il sera nécessaire de prévoir votre campagne de relance comme il se doit. Découvrez nos conseils !
Anticiper et définir le bon moment pour vos relances de facture
Les périodes de relance sont souvent corrélées avec de grands moments de la vie d’entreprise, bien souvent en fin d’année lorsque les comptes doivent être clôturés ou lorsque la trésorerie le nécessite.
Mais en fonctionnant ainsi, l’entreprise s’expose à plusieurs problématiques : congés clients, délais avant paiement, litiges à gérer en période de rush, etc.
Le mieux reste d’anticiper ces périodes en procédant à une relance régulière et non saisonnière. Évitez notamment de relancer un mauvais payeur au même moment que tous ces créanciers (par exemple en fin d’année). Cette anticipation demande de l’organisation et une bonne connaissance client afin d’agir au bon moment.
Préparer le fichier de relance
Qui allez-vous relancer ? Quelles sont les factures en attente de paiement, depuis quand ? Quels sont les clients prioritaires. Pour cela, vous devez tout au long de l’année ou pour votre période de relance tenir un fichier client à jour avec l’historique et éventuellement des indicateurs clés pour prioriser la relance.
Pour passer au mieux cette étape, il est recommandé de créer un fichier client avec les coordonnées et informations essentielles : entreprise, nom du contact, numéro de tel, email, factures à régler, montant, éventuellement des commentaires ainsi qu’une note.
Prioriser les relances selon certains indicateurs
La priorisation des relances clients est une étape très importante. Elle aide la personne en charge des relances à organiser le travail et son efficacité. La notation client est une étape délicate. Elle permet d’identifier les clients à relancer en priorité, mais elle dépendra de plusieurs indicateurs qu’il faut identifier en amont pour tenir un fichier efficient.
A savoir que même la priorité doit être donnée à votre objectif final : recouvrer vos dettes clients en optimisant le temps de travail sans entamer la relation client (quand c’est encore possible).
Il s’agit alors de mettre en perspective plusieurs indicateurs par exemple :
- Le montant de la dette : montant important d’une seule facture, plusieurs factures de petits montants, etc.
- La typologie du client : bon payeur, mais mal organisé, mauvais payeur, client en fin de vie, client avec litige
- Le type d’entreprise : TPE ou entrepreneurs, PME ou grands comptes.
- Le retard de paiement : J+1, J+30, J+90.
Grâce au fichier que vous allez créer avec toutes les données clients vous pourrez identifier et sélectionner les clients prioritaires.
Notre conseil :
Bien souvent, l’entreprise a tendance à se focaliser sur les montants les plus importants. Or, les petites factures ne doivent pas être en reste. Cette typologie de clients concerne souvent un plus grand nombre de clients. Ils auront tendance à payer plus facilement (et rapidement) car le montant n’est pas très élevé et qu’ils disposent des fonds nécessaires.
On remarque un taux d’acceptation des petites créances plus grand et moins contraignant dans la majorité des cas.
Bien sûr, à terme, toutes vos créances devront être réglées par vos débiteurs, quitte à faire appel à un service de recouvrement.
Relancer le client comme il se doit
Un mail, c’est facile, mais pas toujours très efficace. Un appel est tout de suite plus humain, plus efficace, mais plus long. Cela demande aussi une très bonne maîtrise, car le client peut être de mauvaise foi ou se trouver des excuses. Votre fichier de relance sera alors votre meilleur allié lors de votre prise de contact.
Attention, par téléphone, il est très important de nuancer votre discours, votre approche doit être le plus neutre possible. Votre objectif : comprendre l’origine de la créance et trouver une solution qui conviendra à toutes les parties.
Pourquoi faire appel à un prestataire pour la relance commerciale ?
Vous gérez un nombre important de factures, les relancer est une mission souvent chronophage pour beaucoup de raisons :
- Ressources internes limitées ou débordées avec d’autres taches
- Secteur d’activité et saisonnalité forte avec un nombre important de relances à faire dans un temps court.
- Barrières de la langue
En déléguant votre relance commerciale, vous mettez toutes les chances de votre côté afin de garantir votre niveau de trésorerie. Le prestataire ne s’occupe pas du recouvrement. Il appelle le client afin d’obtenir un engagement de paiement. Le prestataire étant rémunéré au volume d’appels aboutis et non à la commission, vous pouvez alors déléguer toutes vos relances sans vous préoccuper des montants. Vous vous déchargez d’une grande quantité de travail en l’externalisant à un professionnel.
Le fonctionnement de Collectel pour les relances
Nous vous aidons à relever efficacement ces défis, avec la solution Collectel. Peu importe le nombre de factures à gérer, nous vous accompagnons pour :
- Connaitre le processus de paiement de vos clients
- Identifier en amont tous les litiges pour une résolution urgente
- Obtenir des dates précises de règlements et faire converger les fonds directement chez vous
- Réduire vos délais de règlements et vos risques d’impayés
Avec vous, nous construisons la stratégie de relances clients en totale adéquation avec vos spécificités et mettons à votre disposition la souplesse et l’expertise de nos équipes SSPCollect et nos outils.
Vous bénéficiez du professionnalisme de négociateurs expérimentés et rompues à la relance commerciale au nom de votre entreprise. Vous êtes garantis que les relances seront effectuées au bon moment et dans le bon délai préalablement défini.
Comment ça marche ?
- Réception de votre fichier (.xls, .txt, .csv) ;
- Relances par nos équipes pendant la période définie ;
- Mise à jour des éléments avec remonté des litiges (pièces manquantes, litige commercial, problème trésorerie,…) et engagement convenu (date et mode de règlement) ;
- Fin de mission avec un récapitulatif précis avec ventilation des différents motifs de non-règlement.
Vous l’aurez compris, la relance client est une action assez chronophage et qui demande une très grande maîtrise relationnelle. Si votre entreprise ne dispose pas d’un expert ou d’une personne correctement formée, il est possible que votre relance reste infructueuse. Vous aurez alors perdu beaucoup de temps et vous n’aurez pas réglé votre problème.
Dans ce cas, ou si votre volume de relance devient trop conséquent, il est préférable de faire appel à un prestataire externe comme SSPCollect.